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どうも、あゆすぎです。

人生いろいろ。とりあえず、一般的な人生は歩んできたと思うのでここらでドロップアウトして自由に生きてみようと思います。真面目な話は半分以下ぐらいにしておきます。

新入社員が職場に配属された場合、まず最初に電話対応はできるようになろう。

新入社員のみなさん入社式お疲れ様でした。

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4月1日はほとんどの方が入社式と会社に勤めるにあたっての説明、時間があれば上司や職場の方との顔合わせというところでしょうか?

 

 

ちょっと早めに3月に行うところもあるかもしれませんが大体4月1日に入社式という形式だと思います。

(私の時は3月の3周目から研修で4月1日には職場に配属という大忙しな予定でした)

 

来週からの研修頑張ってください

その後の予定は会社によってさまざまだと思います。

 

1か月から長いときは半年ぐらいの研修期間がある会社、

 

数日、簡単な研修を受けた後、職場に配属される会社、

 

OJTということでいきなり職場、現場に配属される会社、

 

あ、OJTというのは職場内教育という制度で、

職場の上司、先輩が実際の業務を通してマンツーマンで新人社員についてみっちり、業務を教育することです。 

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マニュアルのような一変通りな学校の授業とは違い現場の第一線の考えを直に教えてもらえるので新人社員の成長が早く、効率的と言われておりよく見かける制度です。

 

 

表向きは。

 

 

もちろん、きちんと準備してしっかりと新人を教えている会社も多いです。基礎的な知識の教育からきっちり1人でプレゼンできるまで教育を行っている職場も見てきました。

 

ただ、そうでない職場もあると心にとめておいてください。

社員1人1人の業務が多い会社だと先輩社員も新人の教育に時間がどうしてもさけません。

OJTとは言っても仕事は進めないといけないので業務時間外になることも多いが納期が迫っていると残業で時間が全く取れなくなる)

 

最悪、厚さ10cmぐらいの資料を渡されて1日中それを読んでおいてということになりかねません。

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*あくまで、例です。私の経験談ではありません。たとえです。

 

職場に来て1週間頑張ること

ここで、素直に1日中資料を読みはじめるのはちょっと考え直しましょう。

 

もちろん、渡された資料も適当な資料ではないので全部目を通しておく必要はあります。

 

先輩方の仕事を手伝えれば一番いいのですが、さすがに入って1日の新入社員に仕事をさせようとすると逆に2,3倍の工数がかかってしまいます。

 

何か手伝えることはありませんか? と聞いちゃだめですよ?

その”何か”がわかってもらってないと仕事を手伝ってもらうのは無理というジレンマが始まってしまいます。

仕事を手伝う場合は、

『会議の準備ですね。資料のコピーを行っておきましょうか?』

とか

『現場でサンプリングですね。〇〇と〇〇を持って行けばいいですか?』

など、具体的な行動が出来てから質問を投げないと相手にされない場合もあります。

*そうでない場合もありますが、どちらにしろ、気を遣わせて先輩方の仕事量が多くなってしまうので避けましょう。また、コピー機や電話の使い方、パソコンの最初の設定などは担当の先輩が忙しそうだったら周りの方に聞いてきちんとできるようにしておきましょう。さすがに説明はあると思いますが・・・

 

まず一番初めにできるようになっておくこと

じゃあ、何をすればいいのかというと

電話対応です。

*事務所の電話が完全に個人姉弟でかかってくる、電話対応の担当がきちんと決まっている場合は別ですが、そいう職場はかなりまれだと思います。

 

今、かなりやる気がそがれましたね?

 

まあ、電話対応=電話番。子供の留守番じゃないんだからとは思いますよね。

だからこそ、一番最初の数日できちんとできるようになっておきましょう。

 

電話の対応もれっきとした仕事の内です。

逆に電話の対応がまともにできないとそれ以上の仕事を信頼して任せてもらえなくなります。

 

電話対応の手順について

準備することは3つ

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  1. 会社名、今いる所属部署、部署の電話番号を描いた紙 *配属当日から名刺があるなら名刺でもよい。
  2. 部署の座席表、組織図(課長、部長~社長の名前が書いてあるもの)
  3. 伝言世のメモ帳『〇〇日〇〇時〇〇分、〇〇社の〇〇様から〇〇さんへお電話がありました。折り返し連絡を下さいとのことです』 〇〇を空欄にしてコピーを取っておくと便利。なお、伝言はメールでもいいが問題が無ければ紙に書いたメモもディスクの上に残しておいた方が親切です。

 

後は、

  1. 電話がかかってきたら1コールから2コールおいて受話器を取る*他の人がそれより早く取るようなら次から0コールで取る
  2. お待たせしました。〇〇社(の〇〇部署、〇〇課)です』と伝える
  3. 相手が名前と要件を言うのを待つ
  4. 名乗らなかったら名前と会社名を聞く
  5. 『〇〇さんはいるかい?』→座席表を見ている場合は電話の転送を、いない場合は予定を調べる
  6. すぐに戻らない場合は相手に申し訳ありません〇〇*電話口で他社の方と話す場合、自社の社員には敬称を付けない は席を外しており1時間以上戻ってきません。折り返し連絡をさせましょうか?と聞く?
  7. 急ぎの要件でなければ最後に折り返しの電話番号を聞いて伝郷用のメモを連絡がかかってきた先輩の机に置く
  8. 急ぎの要件の場合は電話口の方には少々おまちをと保留にさせて頂き、周りの先輩に代わってもらいましょう

 

ざっくりとした手順は上記の流れでいいと思います。

箇条書きにすると簡単そうですが、電話を取って1.から8.までのことをすらすらとできる人は少ないと思います。

また、電話対応をすることで

  1. 職場の顔ぶれを覚えるられる
  2. コミニケーションのとっかかりをつかめる
  3. 電話の内容から仕事の1端を知ることができます

これがすべてではありませんが、自分から動かないといつまでたっても新人社員から脱せません。*私のことじゃないですよ?

 

電話対応が必要そうな職場ならこれからの休日中に電話対応の練習は何回かやってみて来週に備えてみてはどうしょうか?